2.0 Drops

Floating in the 2.0 world ~ connected by the web


Een reactie plaatsen

#infocampnl13 Een intieme battle

Afgelopen vrijdag vond InfoCamp NL 2013 plaats. Als vervolg op LibraryCamp NL 2012 telde het heel wat minder deelnemers dan zijn voorganger. Van de 40 aanmeldingen, meldde bijna de helft zich weer af voor aanvang, zelfs nog op de ochtend zelf. Dat gaf de studenten die het organiseerde en hun begeleiders een onaangenaam gevoel. Maar al bij de voorstelronde was het duidelijk, degene die er waren die zetten hun beste beentje voor. Een mix van informatiespecialisten met verschillende achtergronden: OB’s, universiteiten/hogescholen, commerciële en andere instellingen. Ook een paar werkzoekende informatiespecialisten en natuurlijk een aantal studenten van De Haagse Hogeschool (waaronder IDM Den Haag) waren aanwezig.

Tijdens het voorstelrondje werden de onderwerpen waar de interesse naar uit ging geïnventariseerd. Uiteindelijk maakten de organisatoren er volgend programma van:

Hieronder een verslagje van de programma-onderdelen die ik gevolgd heb.

De catalogus er uit

Van de UB Utrecht mag de catalogus wel opgeheven worden. De bibliotheek heeft er voor gekozen zich te richten op delivery en niet op discovery. In volgende prezi wordt deze keuze onderbouwd:

De catalogus wordt ook alleen maar gebruikt om naar de boeken op de plank te zoeken. En dat is maar een klein onderdeel van de bibliotheekcollectie. De digitale collectie wordt ontsloten via de zoekmachine Omega die ruim 10 jaar geleden in gebruik werd genomen bij de UB Utrecht, maar die ondertussen (te) veel ruis bevat.  Dus gaan er nu een aantal werkgroepjes aan de slag bij de UB onder de grote noemer ‘zoeken en vinden’ om te kijken hoe ze de gebruiker bij de bibliotheekcontent krijgen en waarbij ze zowel kijken naar het discovery/delivery gebeuren, maar ook naar ‘het verhaal’: hoe maak je het de gebruikers duidelijk (promotie).

3 van de 4 deelnemers aan deze sessie kwamen uit de onderwijswereld, de vierde deelnemer uit de OB. Hoe zit het daar? Nou, van de catalogus wordt natuurlijk goed gebruik gemaakt als dé ingang voor de collectie die vooral fysiek is. Geen digitaal materiaal dan daar? Wel wat e-books, maar het aanbod daarin is nog heel summier. Al wordt de vraag van de gebruiker ernaar wel groter.

En zo verplaatste de discussie zich naar het toegankelijk maken van e-books. Hierbij zie je toch dat de uitgevers de oude situatie hebben gekopieerd: een e-book wordt ook ‘uitgeleend’ en als je het maximaal aantal leners (waarvoor je een licentie hebt) hebt bereikt is het hele boek even niet toegankelijk voor andere gebruikers. Terwijl we toch zien dat, vooral bij non-fictie, de gebruiker meestal maar 1 of een paar hoofdstukken nodig heeft. We kwamen er al snel uit dat boeken opgedeeld moeten worden. Kijk maar naar de muziekwereld: tegenwoordig werken we met playlists en het downloaden van nummers in plaats van een heel album. Of wat zou het toch heerlijk zijn om ‘The Lord of the Rings’ opnieuw uit te brengen als e-book. Niet gewoon het fysieke boek in epub formaat, maar lekker helemaal opnieuw herschikken – appendices bij de annex hoofdstukken en de tekst aangevuld met de tekeningen van al die verschillende LOTR tekenaars en als kers op de taart de bijbehorende fragmenten uit de films. Maar toen kwam er hevig verzet van die ene OB’er: dan ga je toch wel echt heel hard schaven aan het oorspronkelijk werk van auteurs. Zij hebben namelijk – vooral bij fictie – een geheel voor ogen. Een boek gaat niet alleen om de hoofdstukken, maar om het geheel: de auteur heeft bewust gekozen om dingen in een bepaalde volgorde te plaatsen. Haal je dingen dan niet teveel uit hun context. Oké, mee eens. Vast staat dat we de gebruiker meer keuzevrijheid moeten bieden: zij bepalen hoe en welke content ze tot zich willen nemen. Uitgevers, maar zeker ook auteurs, houden vast aan oude manieren. Maar hoe lang gaan ze dat vol houden? Als de bibliotheek geen e-books kunnen leveren die gebruikers willen, komen ze er wel op andere manier – gratis – aan. Zijn we dan niet tegen de bierkaai aan’t vechten met onze brave ‘let op de auteursrechten’ instelling? Moeten we als bibliotheek niet zelf de links naar de torrents gaan aanbieden aan onze gebruikers? Of gaan we dan toch te ver? Maar soms slaan we ook door naar de andere kant (en ja ook hier zit de leverancier en niet de bibliotheek er achter):

PS: Op het blog I&M / I&O 2.0 van de UB Utrecht staan acht cataloguswensen voor de periode dat ze toch nog een eigen catalogus hebben.

Personal Information Management

Zoals aangekondigd, had ik zelf het onderwerp van mijn masterscriptie ingebracht.

PIM: de dagelijkse praktijk van activiteiten die worden uitgevoerd om informatie te vinden, te verwerven, te creëren, op te slaan, te ordenen, te beheren, te gebruiken en te verspreiden.

Na even kort de conclusies van mijn onderzoek naar studenten en hun PIM samengevat te hebben, gingen we in op een aantal PIM aspecten.

  • Opslaan/Archiveren/Versiebeheer/Back-up
    Studenten slaan hun documenten gewoon op op een lokale schijf, zo komt uit mijn onderzoek naar voren. Toch gebruiken de aanwezige IDM studenten ook vaak cloudapplicaties als Dropbox. Niet alleen om te delen met anderen, maar ook om device-onafhankelijk te kunnen werken (overal toegang tot je eigen bestanden).
    Als je al direct een datumnotatie meeneemt in je folder of tagstructuur, heb je al iet of wat een archiefsysteem.
    Kopieer je een bestand vooraleer je het gaat aanpassen zodat oude gegevens niet verloren gaan of laat je dat achterwegen met het risico dat je informatie kwijt geraakt? De meesten van de deelnemers maken geen kopie. Automatische versiebeheer (bv. in Dropbox of Google docs/drive) is wel zo handig!
    Cloudapplicaties zijn ook handig voor het maken van een back-up. Het automatisch synchroniseren van een lokale map met de cloud en visa versa zorgt ervoor dat je zonder te hoeven nadenken je bestanden beschermt.  We stelden samen vast dat je pas over het beschermen van bestanden gaat nadenken als je een keer goed tegen de lamp bent gelopen.
  • Ontsluiten
    Folders of tags voor het ontsluiten van je bestanden? Alhoewel een paar deelnemers zweerden bij de tagstructuur van het notitieprogramma Evernote zit het gebruik van folders bij de meesten toch wel ingebakken.
    Meestal denken we niet bewust na over het duurzaam opslaan van een bestand op het moment dat we het opslaan. We kiezen voor een folder/tag die op dat moment relevant is. Later (soms wel maanden of jaren later) lopen we dan tegen het probleem aan dat we niet meer weten waar we het hebben opgeslagen. De combinatie van tags (de mogelijkheid van veel-op-veel-mapping – dat wil zeggen, veel tags aan veel documenten) en een goede zoekfunctie kan dit voorkomen. Maar natuurlijk kan je ook op voorhand goed nadenken welke foldernamen of tags je gebruikt om een duurzaam ontsluitingssysteem te krijgen. Bewustwording en voorlichting (aan studenten) kunnen hier bij helpen. Nu geldt voor tags: onbekend maakt onbemind. En misschien kunnen we voor onze persoonlijke ontsluiting gebruik maken van de metadata die door leveranciers van informatie of bibliotheken vaak al zijn toegekend aan bestanden. Dat we als we een bestand willen opslaan a.h.v van die vaak onzichtbare metadata een suggestie krijgen van welke tag of foldernaam we kunnen gebruiken (via opslaan en exportfunctie van databanken/catalogi en andere informatiesystemen).

Online leren/instructie

Je hebt veel varianten van online leren. De voorbeelden die tijdens de sessie voorbij kwamen:

  • De Haagse Hogeschool gaat zich meer en meer richten op het ontwikkelen van blended learning programma’s. Zo wordt er bij de IDM Den Haag hard gewerkt aan een blended learning programma over deskresearch voor minor studenten.
  • Bij de UB Utrecht (valt het op dat @pieterreeve en ik voor dezelfde sessies hebben gekozen 🙂 – overigens zal van zijn hand een verslagje van #infocampnl13 verschijnen in de volgende InformatieProfessional) hebben ze LibGuides geïntroduceerd. LibGuides zijn online trainingen die informatie bieden over zoeken en zorgvuldig gebruiken van bronnen in de wetenschap. In de InformatieProfessional nr. 12 van 2012 staat een artikel over deze LibGuides (je kan hem nog even gratis online lezen).
  • EBSCO training faciliteiten

Mensen leren van elkaar en dat aspect dreigt weg te vallen bij online leren. Dit wordt als één van de factoren gezien waardoor mensen afhaken bij MOOCs, een opkomend fenomeen in onderwijsland. Daarom moeten ontwikkelaars dit interactieaspect toch inbouwen. Dat kan door voor een blended learning variant te kiezen (combinatie online leren en colleges) of door interactie in te bouwen in het online leren via bijvoorbeeld ‘comment facilities’. Dit laatste moet wel organisch tot stand komen en contact met elkaar moet gestimuleerd worden. Het aan de deelnemers van online leerprogramma’s over laten is kansloos, er zal iemand nodig blijven die interactie aanzwengelt. Tijdens een instructie f2f kan je ook beter nagaan of studenten de stof echt begrepen hebben. Je kan vragen of de student het snapt. Geeft hij het antwoord ja om er van af te zijn, dan kan je vragen of hij het even uitlegt aan zijn buurman. Lakse studenten vallen dan direct door de mand. Opdrachten en online toetsmomenten kunnen dit wel bij online leren opvangen. Het stellen van vragen is f2f ook het makkelijkst omdat je direct kan inspringen op wat de docent vertelt. Software waarmee op afstand onderwijs kan worden gegeven hebben meestal mogelijkheden om vragen te stellen: via chat, of zelfs door het virtueel opsteken van een handje. Maar meestal is de docent alweer verder in zijn verhaal voor de vraag is gesteld of moet hij zoveel dingen in de gaten houden dat hij het virtuele handje niet opmerkt. Het online nabootsen van een traditionele klassituatie werkt gewoon niet.

Een paar praktische tips kwamen ook voorbij. Het actueel houden van een online training is tijdrovend. Zo kan het zijn dat tekst makkelijker is aan te passen dan print screens in de software waarmee je werkt. Hou daar rekening mee bij het ontwikkelen van je online training. Ook instructiefilmpjes zijn vlug verouderd. Die hebben trouwens voor- en nadelen. Ze zijn handig voor het herhalen van stof, maar aan de andere kant biedt je de stof op een eenzijdige manier aan. Je houdt dus geen rekening met verschillende leerstijlen van studenten.

De discussie ging toen over op de meer onderwijskundige aspecten van (online) leren. Speel in op de intrinsieke motivatie van studenten: zorg dat ze passie hebben voor het onderwerp (dit kan je verwerken in de opdrachten) en dat online (bibliotheek)instructies geen los onderdeel zijn in het curriculum maar dat ze aansluiten bij vaste studieonderdelen. Ook het leren van kritisch denken moet gestimuleerd worden. Dit is sowieso moeilijk om aan te leren, zeker via online leren. En bij het leren zoeken naar kwaliteitsvolle informatie is niet alleen betrouwbaarheid belangrijk (promoten van databanken/catalogi waarbij de informatie geselecteerd en beoordeeld is) maar ook relevantie (ook in betrouwbare bronnen kun je de bal wat dat betreft totaal mis slaan).

Battle

Neen, de sessies zijn niet uitgelopen op echte strijd tussen de deelnemers. InfoCamp NL 2013 was een dag van interessante conversaties over relevante thema’s waarbij interactie wel veel meer de bovenhand voerde dan bij ‘gewone’ congressen.  Wat dat betreft ben ik weg van het unconference principe en mag het van mij meer geïntegreerd worden in andere congressen.  Het woordje battle in mijn blogtitel slaat dan ook meer op de plek waar de sessies werden gehouden: namelijk in onder andere de schaak en sumo zalen van Ayers Rock Zoetermeer. Een inspirerende omgeving voor een uncoference.

Advertenties


2 reacties

PIM, oplossing voor het ‘rommelig-bureau-syndroom’

Al in 1983 deed Thomas W. Malone (hoogleraar management aan de MIT Sloan School of Management en de oprichter van het MIT Center for Collective Intelligence) onderzoek naar hoe wetenschappers hun bureau organiseren. Hij kwam met de volgende twee conclusies:

  1. Een zeer belangrijke functie van het organiseren van je bureau is je eraan herinneren dat je nog wat moet doen en niet alleen je helpen om de gewenste informatie  te vinden. Wanneer een elektronisch kantoorsysteem wat ingezet wordt hierin niet slaagt, kan dit ernstige afbreuk doen aan de bruikbaarheid van het systeem. Wanneer het ingezette kantoorsysteem echter wel expliciet deze functie ondersteund, heeft dit systeem een belangrijk voordeel op zijn niet geautomatiseerde voorgangers.
  2. Hoe je je bureau organiseert hangt af van hoe je omgaat met de cognitieve moeilijkheid van het categoriseren van informatie. Computergebaseerde systemen kunnen helpen met deze moeilijkheid door (a) automatische classificatie mogelijk te maken (bijvoorbeeld op basis van toegang tot data) en (b) door zowel stapels informatie te organiseren op hun fysieke locatie als aparte informatie-items (bestanden of documenten) te organiseren op titel of logische ordening.

Kortom: het is belangrijk dat je eraan wordt herinnerd dat je nog wat moet doen en een fysieke stapeling die je hebt toegepast kan nuttig zijn bij het terugvinden van informatie. Hoe rommeliger je bureau, hoe minder deze twee dingen worden ondersteund.

In 1995 schrijft Jeffery J. Mayer in zijn boek Time Management for Dummies dat de meeste mensen bijna een uur per dag verspillen aan het zoeken naar papieren die verloren zijn gegaan op hun bureau. Maar een rommelig bureau zorgt niet alleen voor tijdverlies, maar ook voor stress en je wordt er zelfs ziek van.

Een studie in 2004 onder Britse kantoorwerkers leert dat wanordelijk opgestapeld papier aan de oorzaak ligt van het Irritable desk syndrome (IDS), een nieuwe kantoorziekte. De onderzoekers raden aan om je te houden aan een ‘Deskology’ gids:

  • Setting up: besteed meer aandacht aan de manier waarop je je bureau indeelt om stress en gezondheidsrisico’s te verminderen
  • Sitting Pretty: Pas de manier waarop je zit aan om de houding van je rug te verbeteren
  • Take Five: Neem een paar minuten tijd om te rekken om letsel als gevolg van routine-activiteit te voorkomen
  • Change of Scene: Neem regelmatig een pauze weg van je bureau om je concentratie, je algehele gezondheid in de interactie met je collega’s te verbeteren
  • Express Yourself: richt je bureau persoonlijk is om je te herinneren aan je leven buiten je werk
  • Keep Cool: voorkom uitdroging en oververhitting op het werk om een hoger energie-niveau te bevorderen
  • De-clutter: organiseer je bureau om stress te verminderen en productiviteit te verhogen

Wat zijn de onderliggende oorzaken van IDS of MDS (Messy desk syndrome)? De ene persoon is beter in het organiseren van informatie dan de ander. Mensen die bezig zijn met procedurele taken hebben de neiging om een vaste informatiestroom te hanteren. Toch zijn er duidelijke verschillen tussen het moment waarop een document nodig is en wanneer niet. Anderen zijn genoodzaakt om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren, waarbij ze verschillende bronnen bij de hand moeten hebben. Sommigen slaan documenten op een vaste en voor de hand liggende plek op zodat ze eraan herinnerd worden dat ze er op een later moment iets mee moeten doen. Zelfs wanneer deze documenten daarna kunnen worden gedeponeerd, is het moeilijk om te weten hoe je ze moet categoriseren zodat ze kunnen worden teruggevonden. Soms lijkt het beter om documenten maar gewoon te laten waar je ze in eerste instantie hebt opgeslagen, want er is altijd de kans dat de documenten verloren geraken omdat ze verdwijnen in de hoeken van de archiefkast.  En in tegenstelling tot wat sommige denken, biedt een computer hiervoor geen oplossing. Het bureaublad op een pc kan even rommelig zijn als het blad van je fysiek bureau. Daar komt nog eens bij dat we via de computer toegang krijgen tot het web met zijn ontelbare plekken waar we informatie kunnen opslaan of publiceren. Dit soort problemen kan echter worden aangepakt door het toepassen van Personal Information Management (PIM).

Naar aanleiding van mijn masterscriptie over dit onderwerp, waarover jullie al hebben kunnen lezen in mijn vorige blogposts hierover, heb ik in het eerste nummer van de InformatieProfessional van dit jaar een artikel geschreven waarin ik inga op het begrip PIM en bijbehorende strategieën en tools:

10-2-2013 17-08-17


Een reactie plaatsen

Personal Information / Knowledge Management

In mijn scriptie ‘Studenten en hun Personal Information Management’ ben ik naast het eigenlijke onderzoek natuurlijk ook dieper ingegaan op het begrip Personal Information Management (PIM) waarbij ik heb gekeken naar de literatuur en een aantal kernbegrippen.

De complexiteit van PIM heeft deels te maken met de complexiteit van informatie. Het kan gaan om het managen van informatie in ons eigen geheugen als ook het managen van externe informatie. Daarbij heeft PIM betrekking op de persoonlijke dimensie van het managen van informatie. PIM is in dit licht gerelateerd aan andere begrippen die betrekking hebben op het zowel persoonlijk als collaboratief managen van informatie in al zijn facetten. Begrippen als Information Management, Document Management, Knowledge Management en Information Retrieval. Ik wil in deze blogpost uitweiden over (Personal) Knowledge Management.

Kennismanagement is het proces van het identificeren en het gebruik van collectieve kennis in een organisatie om zo het concurrentievermogen van de organisatie te verbeteren. (Alavi & Leidner, 2001) Het gaat hier dus om kennis binnen een organisatie. Bij Personal Knowledge Management (PKM) wordt dit teruggebracht naar het individuele niveau. Het verschil met PIM ligt in het verschil tussen informatie en kennis. PKM is een conceptueel kader voor het organiseren en integreren van informatie waarvan we als individu denken dat het relevant is. (Liu, 2011) De informatie gaat zo deel uitmaken van onze persoonlijke kennis. PKM biedt een strategie voor het transformeren van wat eerst willekeurige stukjes informatie zijn tot iets dat we systematisch kunnen toepassen en dat onze persoonlijke kennis uitbreidt. En juist hierin zit het belang van PKM voor studenten. (Garner, 2010) Zij moeten zich bewust bezig houden met het bewaren, beheren en organiseren van hun persoonlijke informatie en expliciete kennis. PKM activiteiten sluiten dus aan bij PIM activiteiten met het enige verschil dat PKM een meer conceptueel begrip is dat ingebed kan worden in leertheorieën en onderwijskaders.

William Jones, de auteur van het boek Keeping Found Things Found, geeft de volgende uitleg over de verwantschap tussen PKM en PIM: een belangrijke uitdaging van PKM is het expliciteren van kennis van een persoon en om kennis te expliciteren wordt het meestal opgeschreven. Opgeschreven kennis is informatie en moet worden beheerd zoals alle informatie. Hij legt deze verwantschap aan de hand van definities verder uit in het hoofdstuk No Knowledge but through Information (van het boek Personal Knowledge Management – Individual, Organizational and Social Perspectives – Editors: David J. Pauleen & G.E. Gorman).

De volgende drie zaken worden beargumenteerd in dat hoofdstuk:

  1. Informatie is ‘een ding’ en kennis niet. ‘Information as thing’ (Buckland, 1991) kan worden ervaren en er kan naar worden verwezen. Informatie kan een bepaalde vorm hebben: documenten of e-mailberichten die kunnen worden gewijzigd, opgeslagen, ontvangen, verzonden, verwijderd of anderszins gemanipuleerd. ‘Knowledge as no thing’ (Zins, 2007) kan niet rechtstreeks worden ervaren. Kennis kan niet worden onderzocht. Kennis is ingebed, verdeeld. Kennis is verborgen. Kennis wordt afgeleid van waarneembaar gedrag (informatie) maar kan zelf niet direct worden weergegeven. Alle pogingen om kennis in een bepaalde vorm te gieten, geeft ons informatie in een of andere vorm.
  2. Er vindt dan ook geen beheer van kennis plaats, behalve door middel van het beheer van informatie. Als kennis verborgen is en alleen wordt ervaren door afleiding, dan moet het managen van kennis grotendeels gaan over het managen van de informatie die er eerst aan moet worden onttrokken. Daarnaast omvat kennismanagement ook de inspanningen die nodig zijn om in de andere richting te bewegen: van informatie naar kennis. Bijvoorbeeld, een organisatie die ‘best practices’ ontwikkelt. Kennismanagement omvat diverse vormen van gebruik van informatie gericht op het bewerkstelligen van een verandering in de houding en het gedrag van mensen binnen de organisatie. ‘Best practices’ worden dan ook uitgedrukt in enerzijds formele documenten maar ook in affiches, aankondigingen via e-mail of een film die medewerkers bekijken en in groep bespreken.
  3. PIM is een groot domein. Hoe kan iemand gebruik maken van informatie om zijn levensdoelen te bereiken, een levensrol te vervullen en te voldoen aan de uitdagingen van het leven? Hoe kunnen we deze zaken – met betere tools, technieken, training, beleid, procedures, strategieën, organisatorische regelingen, etc – beter aanpakken? PKM, als een subset van PIM, zorgt daarbij voor extra focus. Wat weten we? Weten we wat we denken te weten? Onderschatten of overschatten we onszelf? Wat zouden we moeten leren? Hoe moeten we leren zodat de kennis die we nodig hebben wordt geïntegreerd in ons dagelijks leven? Tegelijkertijd biedt PIM als subset van PKM extra aarding. Al onze PKM prestaties worden noodzakelijkerwijs bereikt door het gebruik van informatie.

PKM is een verfijnde vorm van carrière en levensmanagement dat je kan helpen in het overleven in turbulente, complexe en veranderende organisatorische en sociale omgevingen. Het is daarmee een begrip dat samenhangt met levenslang leren, communicatie en interpersoonlijke vaardigheden, gebruik van technologie en het voorspellen en anticiperen op zaken. Onderdeel van cruciale levenservaringen dus.


3 reacties

Studenten en hun ‘Personal Information Management’

2,5 maand geleden vertelde ik jullie dat ik mijn scriptie had ingeleverd en dat het wachten was op het verdict. Dat verdict is gevallen: 7,5/10 en het feit dat dat verdict mij de titel Master of Arts heeft opgeleverd is ook al uitgebreid gevierd: 2 weken geleden was mijn diploma-uitreiking en eergisteren heb ik mijn masterparty gehouden.

Tijdens deze party, die plaats vond in de Haagse Hogeschool – mijn werkplek en tevens de plek waar ik het onderzoek voor mijn scriptie heb uitgevoerd, heb ik een presentatie gehouden over mijn scriptie. In de inleiding daarvan gaf ik aan dat mijn scriptie niet alleen de afsluiting vormt van mijn masteropleiding Culturele Informatiewetenschap aan de Universiteit van Amsterdam, maar dat het ook het slot is van een onderwijstraject dat in 2002 begon in het Belgische Genk. Dat traject is uiteindelijk een logische route gebleken – die je stap voor stap kunt nalezen in het voorwoord van mijn scriptie (de link vind je onderaan dit blogbericht) – langs mijn opleidingen (Initiatie + Graduaat Bibliotheekwezen, Informatie en Media, Culturele Informatiewetenschap) en mijn werkgevers (Zuyd Hogeschool, Avans Hogeschool, De Haagse Hogeschool) en heeft me dus uiteindelijk tot het onderwerp van mijn masterscriptie gebracht: Studenten en hun ‘Personal Information Management’.

De genodigden van mijn masterparty bestonden uit medestudenten en docenten van de opleidingen en collega’s van de werkgevers uit deze route. Dat was natuurlijk niet eenvoudig daar die route daadwerkelijk 289 kilometers beslaat en het om een doordeweekse werkdag ging. Het was dan ook geweldig dat mijn scriptiebegeleidster van Genk (Graduaat Bibliotheekwezen) helemaal uit België was gekomen om mijn feestje bij te wonen! En het was sowieso een zeer geslaagde party waarvan je hier enkele foto’s kunt bekijken (samen met de foto’s van de diploma-uitreiking anderhalve week eerder). Heerlijke Limburgse vlaai (die mocht niet ontbreken), een hapje & drankje en natuurlijk het super gezelschap hebben geleid tot een zeer gezellige middag! En achteraf zijn we met enkelen nog gaan tafelen bij het Indonesich restaurant Istana (de rijsttafel met vlees was heerlijk) waarbij de gesprekstof varieerde van Glee en Jeroen zijn schoenen tot het (on)nut van supportcalls bij het implementatieproces van databases in een discoverytool en het toverwoord Open Access (tja, informatie professionals onder elkaar hé).

Hieronder vind je de presentatie die ik tijdens mijn masterparty heb gegeven:

Even resumeren: Personal Information Management, kortweg PIM, heeft betrekking op zowel de dagelijkse praktijk van als het onderzoek naar activiteiten die worden uitgevoerd om informatie te vinden, te verwerven, te creëren, op te slaan, te ordenen, te beheren, te gebruiken en te verspreiden. Deze informatie is nodig om taken (studie-/werkgerelateerd of niet) te voltooien en om rollen en verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld als ouder, student, werknemer, vriend of lid van de gemeenschap) te vervullen.

In mijn masterscriptie ga ik dieper in op het begrip PIM. Allereerst heb ik gekeken naar de stand van zaken in de literatuur. Daarbij zijn de kernbegrippen en de onderzoeken naar PIM die al gepubliceerd zijn uitgebreid in kaart gebracht. Vervolgens worden de resultaten beschreven van een vragenlijst. Deze is ingevuld door 324 studenten van de Haagse Hogeschool waarbij de volgende onderzoeksvraag centraal stond: “Welke tools en strategieën hanteren studenten voor het bewaren, beheren en organiseren van hun studiegerelateerde informatie?

Uit de resultaten blijkt dat studenten nog veelal kiezen voor de traditionele tools en strategieën. Het lokaal opslaan van informatie wordt gebruikt als opslagmethode. Voor het organiseren en terugvinden van informatie wordt de hiërarchische aanpak gehanteerd. Studenten maken weinig gebruik van PIM tools zoals bibliografische software. Clouddiensten worden alleen ingezet bij het delen van informatie met anderen. De uitdaging die fragmentatie van informatie met zich meebrengt, zorgt voor weinig problemen bij de studenten. Toch is aandacht voor PIM in het onderwijs gewenst.

Mijn onderzoek betreft een eerste inventarisatie van studenten en hun PIM waarbij naar verschillende aspecten is gekeken. Voor vervolgonderzoek geef ik de aanbeveling om te kijken naar de plaats van PIM in het curriculum en in de lessen informatievaardigheden.

Mijn scriptie kun je downloaden via http://bit.ly/masterscriptieleen en is ook te vinden via UVA Scipties Online.


1 reactie

Personal information management, you are your own librarian

Mijn laatste blogpost dateert van eind april, maar ik heb de afgelopen 3 maanden niet stil gezeten. Gisteren heb ik mijn masterscriptie ingeleverd met als titel: “Studenten en hun Personal Information Management”.

Take a look around your office, or better yet, look at your computer desktop.  The files, folders, applications and notes that you have accumulated are just a portion of your online intellectual life.  Think about where you have saved files online—Google Docs, Flickr, Dropbox, Evernote, Endnote, Gmail or one of thousands of other online services that help manage your information workflow.  Consider where you have published formal or informal scholarly works—research articles, proceedings, recordings of presentations; blog posts; books; your graduate thesis.  All of these information sources come together to comprise your personal scholarly library.  More often than not, you serve as your own librarian–gatekeeper, archivist, and organizer of your important scholarly information collections.

Ik hou me al jaren bezig met het thema informatievaardigheden, mijn graduaatscriptie uit 2007 gaat daarover en ook in mijn werk richt ik me er op. Tijdens de opleiding Informatie en Media volgde ik het vak Kennismanagement, wat me een ruimer inzicht gaf in de plek van informatie in de maatschappij en hoe mensen hun informatie managen. Mijn belangstelling in het thema werd daarna nog meer aangewakkerd  door de diepgaande literatuur behorende bij het vak Informatie in organisaties, onderdeel van het schakelprogramma Culturele Informatiewetenshap. Toen ik dus op zoek moest naar een thema voor mijn masterscriptie, wilde ik iets doen in de richting van informatie/kennismanagement.

Ik ging struinen op het internet en kwam een aantal blogsposts tegen waarin inspirerende uitspraken over dit onderwerp werden gedaan. Zo kwam ik uit op de post ‘Pulling the library out to the edge‘ op de blog ‘Liberal arts library’ waarin Mark Dahl zich afvraagt of we niet verkeerd bezig zijn tijdens de lessen informatievaardigheden aan studenten. Waarom proberen we studenten de oude, ‘juiste’ manier van het vinden van informatie aan te leren, terwijl dit in werkelijkheid niet goed aansluit bij een tijdperk van constante verandering. Joe Grobelny legt in zijn blog ‘Crate-digging and personal librarianship‘ de nadruk op het persoonlijke in het verzamelen van informatie. Hij vergelijkt persoonlijke muziekcollecties met bibliotheekcollecties: “I go after records whenever I have the bread to spend on them, plain and simple. Whatever I’m on the hunt for, I like to take my time and get as personal as possible with the shop and the joints I choose to listen to while I’m there.” En Ellysa Stern Cahoy maakt het af door te zeggen: “you are you own library” (bovenstaande quote vormt het begin van haar blogpost)!

Vanuit deze blogposts ben ik de literatuur ingedoken en kwam ik uiteindelijk uit op een aantal sleutelpublicaties over Personal Information Management (PIM). William Jones, Research Associate Professor aan The Information School van de universiteit van Washington, is een leidend auteur over het onderwerp met zijn boek Keeping Found Things Found. Zijn definitie wordt vaak geciteerd in de literatuur en het is ook de definitie die ik gebruikt heb in mijn scriptie: “PIM heeft betrekking op zowel de dagelijkse praktijk van als het onderzoek naar activiteiten die worden uitgevoerd om informatie te vinden, te verwerven, te creëren, op te slaan, te ordenen, te beheren, te gebruiken en te verspreiden. Deze informatie is nodig om taken (studie-/werkgerelateerd of niet) te voltooien en om rollen en verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld als ouder, student, werknemer, vriend of lid van de gemeenschap) te vervullen.”

De inspiratiebron voor mijn onderzoeksvraag was het literatuuronderzoek dat Jos van Helvoort, docent aan de IDM opleiding van De Haagse Hogeschool, in 2011 uitvoerde. In één van zijn conclusies geeft hij aan dat de cognitieve verwerking van informatie meer aandacht verdiend in PIM-onderzoek en hij formuleert daarbij volgende potentiële onderzoeksvraag:

  • Welke instrumenten (bijvoorbeeld lokale bookmarks, online bladwijzers of persoonlijke notities) gebruiken mensen voor het opslaan van referenties naar informatie-items die ze hebben gevonden en als mogelijk nuttig hebben bestempeld voor toekomstig gebruik?

In mijn scriptie heb ik dus onderzoek gedaan naar studenten en hun PIM en ik heb daarbij de nadruk gelegd op de tools en strategieën die studenten hanteren voor het bewaren, beheren en organiseren van hun studiegerelateerde informatie. In mijn scriptie formuleer ik ook de uitdagingen en de mogelijkheden van PIM en daarbij ga ik specifiek in op wat PIM voor de student kan betekenen.

Auteur Ina Fourie heeft in 2011/2012 in het tijdschrift Library Hi Tech 4 artikelen geschreven over PIM en geeft daarin de mogelijkheden weer van PIM voor bibliotheken. Vanuit hun opleiding en achtergrond hebben bibliothecarissen een schat aan kennis over het gedrag en de praktijk van informatiegebruikers, informatiesystemen en information retrieval , het informatielandschap en –infrastructuur, informatievaardigheden, het organiseren en managen van informatie, informatie curatie en informatiegebruik en exploitatie. Hierdoor kunnen ze  gebruikers optimaal ondersteunen bij hun PIM-activiteiten. Dat bibliothecarissen alert moeten zijn op de PIM-activiteiten van de gebruikers ligt voor de hand. Veel PIM-vraagstukken zijn ook bibliotheekgerelateerd: organiseren van informatie zodat het kan worden teruggevonden, metadata en tagging, softwarekeuzes, informatievaardigheden (zoals identificeren van de informatiebehoefte, het selecteren van relevante bronnen om in te zoeken, het evalueren en analyseren van informatie) en gebruik van informatie. Hierbij moet er ook aandacht besteed worden aan technieken voor literatuurverwijzingen, het voorkomen van plagiaat, samenwerken bij het publiceren van informatie, delen van informatie en het exploiteren van informatie voor nieuwe mogelijkheden. Dit alles geeft duidelijk aan dat er een nauwe relatie bestaat tussen PIM- en bibliotheekactiviteiten. Fourie somt samenvattend de volgende redenen op waarom bibliotheken aandacht moeten besteden aan PIM:

  • Om de trend te zetten in het aanbieden van ondersteuning voor ICT-ontwikkelingen die invloed hebben op het toepassen van PIM, zoals PIM apps voor smarthphones en tablets
  •  Voor het ontwikkelen van informatievaardigheden leerlijnen om PIM op een pedagogische manier en in overeenstemming met leertheorieën en leerpraktijken te implementeren.
  •  Om gebruikers wegwijs te maken met nieuw softwarefuncties die PIM gerelateerd zijn, zoals het exporteren van literatuurverwijzingen uit databanken naar software voor het beheren van literatuurverwijzingen.
  • Om ervoor te zorgen dat onderzoeksresultaten, bijvoorbeeld van onderzoek naar het informatiegerelateerde gedrag van gebruikers of het toepassen van PIM door gebruikers, afgestemd worden op gebruikerstrainingen en ondersteunende diensten van de bibliotheek.

De artikelen zijn de moeite waard als leesvoer voor de onderwijsbibliothecarissen onder ons. Een voorproefje op mijn scriptie. Want die wordt momenteel beoordeeld door mijn docenten aan de UvA. Het is wachten op het verdict.