2.0 Drops

Floating in the 2.0 world ~ connected by the web


2 reacties

PIM, oplossing voor het ‘rommelig-bureau-syndroom’

Al in 1983 deed Thomas W. Malone (hoogleraar management aan de MIT Sloan School of Management en de oprichter van het MIT Center for Collective Intelligence) onderzoek naar hoe wetenschappers hun bureau organiseren. Hij kwam met de volgende twee conclusies:

  1. Een zeer belangrijke functie van het organiseren van je bureau is je eraan herinneren dat je nog wat moet doen en niet alleen je helpen om de gewenste informatie  te vinden. Wanneer een elektronisch kantoorsysteem wat ingezet wordt hierin niet slaagt, kan dit ernstige afbreuk doen aan de bruikbaarheid van het systeem. Wanneer het ingezette kantoorsysteem echter wel expliciet deze functie ondersteund, heeft dit systeem een belangrijk voordeel op zijn niet geautomatiseerde voorgangers.
  2. Hoe je je bureau organiseert hangt af van hoe je omgaat met de cognitieve moeilijkheid van het categoriseren van informatie. Computergebaseerde systemen kunnen helpen met deze moeilijkheid door (a) automatische classificatie mogelijk te maken (bijvoorbeeld op basis van toegang tot data) en (b) door zowel stapels informatie te organiseren op hun fysieke locatie als aparte informatie-items (bestanden of documenten) te organiseren op titel of logische ordening.

Kortom: het is belangrijk dat je eraan wordt herinnerd dat je nog wat moet doen en een fysieke stapeling die je hebt toegepast kan nuttig zijn bij het terugvinden van informatie. Hoe rommeliger je bureau, hoe minder deze twee dingen worden ondersteund.

In 1995 schrijft Jeffery J. Mayer in zijn boek Time Management for Dummies dat de meeste mensen bijna een uur per dag verspillen aan het zoeken naar papieren die verloren zijn gegaan op hun bureau. Maar een rommelig bureau zorgt niet alleen voor tijdverlies, maar ook voor stress en je wordt er zelfs ziek van.

Een studie in 2004 onder Britse kantoorwerkers leert dat wanordelijk opgestapeld papier aan de oorzaak ligt van het Irritable desk syndrome (IDS), een nieuwe kantoorziekte. De onderzoekers raden aan om je te houden aan een ‘Deskology’ gids:

  • Setting up: besteed meer aandacht aan de manier waarop je je bureau indeelt om stress en gezondheidsrisico’s te verminderen
  • Sitting Pretty: Pas de manier waarop je zit aan om de houding van je rug te verbeteren
  • Take Five: Neem een paar minuten tijd om te rekken om letsel als gevolg van routine-activiteit te voorkomen
  • Change of Scene: Neem regelmatig een pauze weg van je bureau om je concentratie, je algehele gezondheid in de interactie met je collega’s te verbeteren
  • Express Yourself: richt je bureau persoonlijk is om je te herinneren aan je leven buiten je werk
  • Keep Cool: voorkom uitdroging en oververhitting op het werk om een hoger energie-niveau te bevorderen
  • De-clutter: organiseer je bureau om stress te verminderen en productiviteit te verhogen

Wat zijn de onderliggende oorzaken van IDS of MDS (Messy desk syndrome)? De ene persoon is beter in het organiseren van informatie dan de ander. Mensen die bezig zijn met procedurele taken hebben de neiging om een vaste informatiestroom te hanteren. Toch zijn er duidelijke verschillen tussen het moment waarop een document nodig is en wanneer niet. Anderen zijn genoodzaakt om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren, waarbij ze verschillende bronnen bij de hand moeten hebben. Sommigen slaan documenten op een vaste en voor de hand liggende plek op zodat ze eraan herinnerd worden dat ze er op een later moment iets mee moeten doen. Zelfs wanneer deze documenten daarna kunnen worden gedeponeerd, is het moeilijk om te weten hoe je ze moet categoriseren zodat ze kunnen worden teruggevonden. Soms lijkt het beter om documenten maar gewoon te laten waar je ze in eerste instantie hebt opgeslagen, want er is altijd de kans dat de documenten verloren geraken omdat ze verdwijnen in de hoeken van de archiefkast.  En in tegenstelling tot wat sommige denken, biedt een computer hiervoor geen oplossing. Het bureaublad op een pc kan even rommelig zijn als het blad van je fysiek bureau. Daar komt nog eens bij dat we via de computer toegang krijgen tot het web met zijn ontelbare plekken waar we informatie kunnen opslaan of publiceren. Dit soort problemen kan echter worden aangepakt door het toepassen van Personal Information Management (PIM).

Naar aanleiding van mijn masterscriptie over dit onderwerp, waarover jullie al hebben kunnen lezen in mijn vorige blogposts hierover, heb ik in het eerste nummer van de InformatieProfessional van dit jaar een artikel geschreven waarin ik inga op het begrip PIM en bijbehorende strategieën en tools:

10-2-2013 17-08-17


Een reactie plaatsen

De InformatieProfessional in 2027: van buzz naar business

Het vakblad de InformatieProfessional bestaat vijftien jaar en deed een oproep aan haar lezers:

Hoe ziet ons vak er over 15 jaar uit? En welke rol is daarbij voor het vakblad InformatieProfessional weggelegd? Stuur een korte bijdrage (maximaal 300 woorden) waarin u uw visie verwoordt.

Dit resulteerde in een bloemlezing uit al de reacties in het jubileum nummer, waaronder die van Edwin Mijnsbergen en Wilma van den Brink. Hierbij mijn bijdrage:

Vijftien jaar geleden zag, tegelijk met de InformatieProfessional ook het eerste sociale netwerk SixDegrees.com het levenslicht. Voor de bibliotheekwereld lag de nadruk toentertijd nog op het vormgeven van digitale bibliotheken met grote digitaliseringsprojecten als input. Tegenwoordig zijn ook de bibliotheken massaal te vinden op het sociale web. En door de expotionele groei van content zijn termen als curation, semantisch, verrijking en transliteracy buzzwoorden geworden in de informatiewereld. Hierbij draait het om het geven van betekenis, verbanden leggen en netwerken binnen een multimediale en dynamische informatiewereld. In de komende vijftien jaar zal deze buzz worden omgezet in business en onderdeel worden van de basisproducten en -diensten. Wat betekent dat voor de informatieprofessional?

Elke dag heb ik als informatieprofessional het voornemen om dicht bij mijn gebruikers te staan en meerwaarde te creëren binnen hun wereld. Dit doe ik door te luisteren naar hun behoeften, voor hun kwalitatieve en relevante stukjes informatie uit die grote informatiewereld te selecteren en hun te leren hun eigen weg te vinden in diezelfde informatiewereld. En alhoewel ik nog geen vijftien jaar in het vak zit, stel ik vast dat de verandering niet in deze basisbeginselen en -taken zit, maar vooral in de vorm van de informatie en de vorm waarin we deze taken uitvoeren.

De InformatieProfessional kan voorkomen dat informatieprofessionals net als gewone mensen door de informatieoverload en personalisering van het web op informatie-eilandjes terecht komen. Blijf onze blik verruimen en onze nieuwsgierigheid voeden. Het groeiende belang van samenwerken, de toename van het informeel leren en een groeiende open content beweging worden als belangrijke trends gezien en juist hierin liggen ook de kansen van de InformatieProfessional. Het tijdschrift zal qua vorm moeten uitgroeien tot een multimediale en verrijkte publicatie met daarom heen een actieve community of practice.

Eén van mijn inspiratiebronnen bij het schrijven van dit stukje was het Trendrapport Open Educational Resources 2012.

De auteurs willen met dit trendrapport de stand van zaken weergeven en trends beschrijven op het gebied van Open Educational Resources (OER). Waar staan we nu en welke belangrijke ontwikkelingen moeten we in de gaten houden? Het rapport bevat twaalf artikelen van zestien Nederlandse experts op het gebied van open leermaterialen in het hoger onderwijs. Ook bevat het rapport twaalf intermezzo’s met spraakmakende voorbeelden.

Steven Verjans en Wim Didderen bespreken in één van de artikelen didactisch relevante initiatieven van open didactiek waarbij ze ingaan op het belang van digital literacy en ze definiëren transliteracy als een interessante invalshoek:

Transliteracy is the ability to read, write and interact across a range of platforms, tools and media from signing and orality through handwriting, print, TV, radio and film, to digital social networks.

In een ander artikel uit het rapport gaat Ellen Kuipers in op content curation en vraagt ze zich of of het een nieuwe manier is om De Waarheid te bewaken.

A content curator is a critical knowledge broker who seeks, collects ans shares on a continuous base the most relevant content in her area of expertise. […] Someone whose job it is not to create more content, but to make sense of all the content that others are creating.

De drie trends die ik opsom in de laatste alinea van mijn bijdrage worden ook in dit rapport vermeld, maar komen oorspronkelijk uit het rapport ‘The Future of Learning: Preparing for Change‘.

The overall vision is that personalisation, collaboration and informalisation (informal learning) are at the core of learning in the future. These terms are not new in education and training but will have to become the central guiding principle for organising learning and teaching in the future. The central learning paradigm is thereby characterised by lifelong and life-wide learning, shaped by the ubiquity of Information and Communication Technologies (ICT). At the same time, due to fast advances in technology and structural changes to European labour markets that are related to demographic change, globalisation and immigration, generic and transversal skills become more important, which support citizens in becoming lifelong learners who flexibly respond to change, are able to pro-actively develop their competences and thrive in collaborative learning and working environments.
Many of the changes depicted have been foreseen for some time but they now come together in such a way that is becomes urgent and pressing for policymakers to consider them and to propose and implement a fundamental shift in the learning paradigm for the 21st century digital world and economy. To reach the goals of personalised, collaborative and informalised learning, holistic changes need to be made (curricula, pedagogies, assessment, leadership, teacher training, etc.) and mechanisms need to be put in place which make flexible and targeted lifelong learning a reality and support the recognition of informally acquired skills.

Twee rapporten die een overzicht en visie geven op leren en onderwijs enerzijds en de rol van open leermaterialen daarbij anderzijds en daarom zeker het lezen waard.


2 reacties

Wat doen studenten nu echt in de bibliotheek?

In april heb ik ons onderzoek geïntroduceerd, daarna heb ik jullie verteld over hoe John Mackenzie Owen ons heeft begeleid in het onderzoek en heb ik de presentatie getoond die we hebben gegeven tijdens zijn afscheid. En dan is het nu tenslotte tijd voor alle resultaten.

Wat doen studenten in de bibliotheken van het hoger onderwijs?

Het simpele antwoord op deze vraag luidt: studeren!

Daarnaast heeft ons onderzoek, dat plaats vond in zeven universiteits- en hogeschoolbibliotheken en waarbij in totaal van 780 studenten (510 universitair en 270 HBO) gegevens zijn verzameld, volgende conclusies opgeleverd:

  • De meeste gebruikers bezoeken de bibliotheek een of meer keren per week, en blijven per keer twee uur of meer studeren.
  • De belangrijkste redenen om in de bibliotheek te studeren zijn de beschikbaarheid van een rustige studeerplek, en in het HBO ook de mogelijkheid om met anderen samen te werken.
  • De beschikbaarheid van de fysieke collectie is in het algemeen niet de reden waarom studenten studeren in de bibliotheek.
  • Vrijwel alle studenten gebruiken in de bibliotheek een pc of laptop, voor een verscheidenheid aan activiteiten.
  • De behoefte aan ondersteuning door bibliotheekpersoneel is zeer gering.

Studiezalen vervullen een belangrijke functie en voorzien in een evidente behoefte. Maar juist als je bovenstaande conclusies bekijkt zou je kunnen concluderen dat het heel goed mogelijk is om de studieruimte los te koppelen van de overige bibliotheekfuncties. Of toch niet? Ons onderzoek laat ook zien dat tijdens het studeren de studenten toch ook gebruik maken (al vormt het maar een klein onderdeel van het totaal aan activiteiten) van boeken, tijdschriften en andere faciliteiten. De Google-generatie weet de papieren informatie dus nog wel te vinden. Zolang dat gebruik er is, is het verstandig de werkplekken in de bibliotheek zelf te houden. De ondersteuning kan immers niet dichter bij de student worden gebracht. Bibliotheek en studieruimte vullen elkaar aan.

Bepaal zelf je eigen visie (bibliotheek en studieruimte loskoppelen of elkaar juist laten aanvullen) door ons hele onderzoeksrapport te lezen. Geen zin/tijd om de ruim 30 pagina’s door te spitten, lees dan mijn 4 pagina’s tellende samenvatting gepubliceerd in het decembernummer van de InformatieProfessional:

Het was een interessant onderzoek om te doen en ook een uitdaging door de prikkels die John ons gaf – rechtstreeks tijdens de colleges en onrechtstreeks door zijn artikel over de overbodige bibliotheek. Is de bibliotheek overbodig voor de student? De student maakt het niet uit waar hij zit, zolang hij maar de faciliteiten heeft om te studeren (en één van die faciliteiten is de collectie van de bibliotheek). Ons onderzoek laat daarin geen opmerkelijke dingen zien. De student gaat mee met zijn tijd: plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken wordt een algemeen goed. En als bibliotheek moeten we ons richten op de vraag: hoe krijgen we onze collectie van betrouwbare, relevante informatiebronnen bij de student? Het wereldwijde web zorgt ervoor dat we die zowel bij de student in de bibliotheek als buiten de bibliotheek kunnen krijgen. Zorgen goed met studenten gevulde bibliotheken (en de daaruit voortvloeiende positieve statistieken) er dan weer voor dat we onze ‘geldschieters’ (nu nog) kunnen overtuigen van ons nut, dan moeten we het vooral niet nalaten om de studieruimten de bibliotheek te laten aanvullen! Daarentegen moeten we ons ervan bewust zijn dat werkplekken dan misschien ervoor zorgen dat studenten naar de bibliotheek komen, het betekent zeker niet dat ze dan automatisch gebruik maken van de collectie!


4 reacties

Docent John Mackenzie Owen hamert op feiten

In een vorig blogbericht heb ik ons onderzoek al geïntroduceerd dat we hebben uitgevoerd tijdens de integratiemodule Culturele Informatiewetenschap. De aanleiding vormde het artikel ‘De Nederlandse Bibliotheek voor het Onderwijs’ (InformatieProfessional nr 4 2011) van John Mackenzie Owen, onze docent. Het was een van de laatste vakken die John doceerde aan de masteropleiding van de UvA voor hij met emeritaat zou gaan. Dit feit stond centraal in het septembernummer van de InformatieProfessional. Hierin staat een interview met John waarin hij terugblikt op veertig jaar informatievak (p. 14, interviewer: Jenny Mateboer).  Hij voorspelde in 1983 al het ‘technologisch einde van de bibliotheek’ en stelt nu vast dat door de verdwijning van het document de rol van documentleverancier van de bibliotheken nu echt ten einde loopt. Daarnaast schrijft hij zelf over hoe het allemaal begon ergens in 1972 (p. 18). Iets over zaalvullende bakbeesten en groene schermen. Ten slotte reageert Bas Savenije op verzoek van John zelf in dit nummer op Mackenzies pleidooi voor één bibliotheek voor het onderwijs (p. 22). Differentiatie: ja graag! En zelf mocht ik in dit nummer iets vertellen over hoe het er in de laatste colleges van John aan toe ging en hoe hij zijn studenten stuurt en enthousiasmeert (p. 20).

Klik op de afbeelding om het artikel te downloaden

John Mackenzie Owen neemt aanstaande donderdag, 10 november, definitief afscheid. Zijn openbare afscheidscollege vindt om 15 uur plaats in de Aula van de Universiteit van Amsterdam (Singel 411).

In 1983 voorspelde John Mackenzie Owen dat door ontwikkelingen op het gebied van de informatietechnologie de wetenschappelijke bibliotheken overbodig zouden worden. Sindsdien heeft de technologie zich nog veel verder ontwikkeld dan we toen konden vermoeden. Toch bestaan die wetenschappelijke bibliotheken nog. Mackenzie Owen probeert dit tijdens zijn oratie te verklaren. Daarbij stelt hij onder meer het onderwerp ‘technologisch determinisme’ aan de orde. Ook behandelt hij  de vraag in hoeverre het wetenschappelijk verantwoord is om voorspellingen te doen op basis van de eigenschappen van technologie. Vervolgens plaatst Mackenzie Owen deze vraag in een breder context, en kijkt hij kritisch naar de aard en maatschappelijke relevantie van het onderzoek in de geesteswetenschappen. Hij betoogt dat de geesteswetenschappen methodologisch veelal slecht ontwikkeld zijn doordat ze zijn blijven steken in een negentiende-eeuwse romantische opvatting over ‘interpreteren’ als tegenhanger van het natuurwetenschappelijke ‘verklaren’. Mackenzie Owen houdt een pleidooi voor een sterkere empirische fundering van het onderzoek in de geesteswetenschappen. Hij pleit voor minder gefilosofeer en meer aandacht voor concrete data en ‘real-life’ problemen. Tenslotte komt de vraag aan de orde in welke mate de culturele informatiewetenschap aan die eisen voldoet.

Voorafgaand vindt het symposium ‘Wat doen die boeken in de bibliotheek?’ plaats met presentaties en een panel. Medestudent Peter Becker en ik zullen in één van de presentaties de resultaten van ons onderzoek bekend maken. Deze resultaten zullen ook in het decembernummer van de InformatieProfessional te lezen zijn.