2.0 Drops

Floating in the 2.0 world ~ connected by the web

PIM, oplossing voor het ‘rommelig-bureau-syndroom’

2 reacties

Al in 1983 deed Thomas W. Malone (hoogleraar management aan de MIT Sloan School of Management en de oprichter van het MIT Center for Collective Intelligence) onderzoek naar hoe wetenschappers hun bureau organiseren. Hij kwam met de volgende twee conclusies:

  1. Een zeer belangrijke functie van het organiseren van je bureau is je eraan herinneren dat je nog wat moet doen en niet alleen je helpen om de gewenste informatie  te vinden. Wanneer een elektronisch kantoorsysteem wat ingezet wordt hierin niet slaagt, kan dit ernstige afbreuk doen aan de bruikbaarheid van het systeem. Wanneer het ingezette kantoorsysteem echter wel expliciet deze functie ondersteund, heeft dit systeem een belangrijk voordeel op zijn niet geautomatiseerde voorgangers.
  2. Hoe je je bureau organiseert hangt af van hoe je omgaat met de cognitieve moeilijkheid van het categoriseren van informatie. Computergebaseerde systemen kunnen helpen met deze moeilijkheid door (a) automatische classificatie mogelijk te maken (bijvoorbeeld op basis van toegang tot data) en (b) door zowel stapels informatie te organiseren op hun fysieke locatie als aparte informatie-items (bestanden of documenten) te organiseren op titel of logische ordening.

Kortom: het is belangrijk dat je eraan wordt herinnerd dat je nog wat moet doen en een fysieke stapeling die je hebt toegepast kan nuttig zijn bij het terugvinden van informatie. Hoe rommeliger je bureau, hoe minder deze twee dingen worden ondersteund.

In 1995 schrijft Jeffery J. Mayer in zijn boek Time Management for Dummies dat de meeste mensen bijna een uur per dag verspillen aan het zoeken naar papieren die verloren zijn gegaan op hun bureau. Maar een rommelig bureau zorgt niet alleen voor tijdverlies, maar ook voor stress en je wordt er zelfs ziek van.

Een studie in 2004 onder Britse kantoorwerkers leert dat wanordelijk opgestapeld papier aan de oorzaak ligt van het Irritable desk syndrome (IDS), een nieuwe kantoorziekte. De onderzoekers raden aan om je te houden aan een ‘Deskology’ gids:

  • Setting up: besteed meer aandacht aan de manier waarop je je bureau indeelt om stress en gezondheidsrisico’s te verminderen
  • Sitting Pretty: Pas de manier waarop je zit aan om de houding van je rug te verbeteren
  • Take Five: Neem een paar minuten tijd om te rekken om letsel als gevolg van routine-activiteit te voorkomen
  • Change of Scene: Neem regelmatig een pauze weg van je bureau om je concentratie, je algehele gezondheid in de interactie met je collega’s te verbeteren
  • Express Yourself: richt je bureau persoonlijk is om je te herinneren aan je leven buiten je werk
  • Keep Cool: voorkom uitdroging en oververhitting op het werk om een hoger energie-niveau te bevorderen
  • De-clutter: organiseer je bureau om stress te verminderen en productiviteit te verhogen

Wat zijn de onderliggende oorzaken van IDS of MDS (Messy desk syndrome)? De ene persoon is beter in het organiseren van informatie dan de ander. Mensen die bezig zijn met procedurele taken hebben de neiging om een vaste informatiestroom te hanteren. Toch zijn er duidelijke verschillen tussen het moment waarop een document nodig is en wanneer niet. Anderen zijn genoodzaakt om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren, waarbij ze verschillende bronnen bij de hand moeten hebben. Sommigen slaan documenten op een vaste en voor de hand liggende plek op zodat ze eraan herinnerd worden dat ze er op een later moment iets mee moeten doen. Zelfs wanneer deze documenten daarna kunnen worden gedeponeerd, is het moeilijk om te weten hoe je ze moet categoriseren zodat ze kunnen worden teruggevonden. Soms lijkt het beter om documenten maar gewoon te laten waar je ze in eerste instantie hebt opgeslagen, want er is altijd de kans dat de documenten verloren geraken omdat ze verdwijnen in de hoeken van de archiefkast.  En in tegenstelling tot wat sommige denken, biedt een computer hiervoor geen oplossing. Het bureaublad op een pc kan even rommelig zijn als het blad van je fysiek bureau. Daar komt nog eens bij dat we via de computer toegang krijgen tot het web met zijn ontelbare plekken waar we informatie kunnen opslaan of publiceren. Dit soort problemen kan echter worden aangepakt door het toepassen van Personal Information Management (PIM).

Naar aanleiding van mijn masterscriptie over dit onderwerp, waarover jullie al hebben kunnen lezen in mijn vorige blogposts hierover, heb ik in het eerste nummer van de InformatieProfessional van dit jaar een artikel geschreven waarin ik inga op het begrip PIM en bijbehorende strategieën en tools:

10-2-2013 17-08-17

Auteur: LeenLief

De Haagse Hogeschool Bibliotheek & IDM | MA Culturele Informatiewetenschap | InformatieProfessional | Informatiemanagement, tools & vaardigheden | Film & Muziek

2 thoughts on “PIM, oplossing voor het ‘rommelig-bureau-syndroom’

  1. Pingback: Hoe volg jij dat allemaal? Zo stroomlijn ik mijn informatiestromen | 2 BE JAMMED

  2. Hello, Neat post. There’s a problem along with your web site in internet explorer,
    may test this? IE nonetheless is the market leader and a large portion of
    people will leave out your great writing because of this
    problem.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s